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Datenschutzerklärung für das Recruiting mit Teamtailor

Der Service zur Abwicklung von Rekrutierungen und zur Vereinfachung des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses (im nachfolgenden der "Service") wird mit Hilfe der Software Teamtailor AB (www.teamtailor.com, im Folgenden „Dienst“) durch uns, der Quentic GmbH, betrieben (im nachfolgenden auch "Quentic"). Es ist wichtig, dass die Personen, die den Service nutzen (im nachfolgenden "Nutzer*innen"), sich sicher fühlen und darüber informiert sind, wie wir die persönlichen Daten der Nutzer*innen im Einstellungsprozess behandeln. Wir bemühen uns, den höchstmöglichen Standard in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten einzuhalten. Wir verarbeiten, verwalten, nutzen und schützen die personenbezogenen Daten der Nutzer*innen in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzrichtlinie ("Datenschutzrichtlinie").

1. Allgemeines

Quentic ist die verantwortliche Stelle im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze. Die personenbezogenen Daten der Nutzer*innen werden zum Zweck der Verwaltung und Erleichterung der Anwerbung von Mitarbeitenden für Quentic verarbeitet.

2. Erhebung der personenbezogenen Daten

Wir sind für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten verantwortlich, die die Nutzer*innen in den Dienst einbringen, oder für die personenbezogenen Daten, die wir auf andere Weise in Bezug auf den Dienst erheben.

Wann und wie wir personenbezogene Daten sammeln

Wir erheben personenbezogene Daten von Nutzer*innen, wenn Nutzer*innen;

• sich über den Dienst oder anderweitig bewerben und dabei personenbezogene Daten über sich selbst entweder persönlich oder unter Verwendung einer Drittquelle wie Facebook oder LinkedIn hinzufügen; und
• den Dienst nutzen, um mit unseren Mitarbeitenden in Kontakt zu treten, wobei sie personenbezogene Daten über sich selbst entweder persönlich oder durch Nutzung einer Drittquelle wie Facebook oder LinkedIn hinzufügen.
• im Chat (über die Website, die den Dienst nutzt) identifizierbare Daten zur Verfügung stellt und diese Daten für das Bewerbungsverfahren relevant sind;

Wir sammeln Daten von Dritten, wie Facebook, Linkedin und über andere öffentliche Quellen. Dies wird als "Sourcing" bezeichnet und kann manuell von unseren Mitarbeitenden oder automatisch im Service durchgeführt werden.

In einigen Fällen können bestehende Mitarbeitende Empfehlungen über potenzielle Bewerber*innen abgeben. Solche Mitarbeitende fügen – nach Einholung des Einverständnisses der potenziellen Bewerber*innen – persönliche Daten über diese potenziellen Bewerber*innen hinzu. In den Fällen, in denen dies geschieht, gelten die potenziellen Bewerber*innen als Nutzer*innen im Sinne dieser Datenschutzrichtlinie und werden über die Verarbeitung informiert.

Die Arten der erhobenen und verarbeiteten personenbezogenen Daten

Die Kategorien personenbezogener Daten sind:  Namen, E-Mail- Adressen, Bilder und Videos, Informationen aus Facebook- und LinkedIn-Konten, Recruiting Kommunikation, sowie alle Informationen, die Nutzer*innen über den Dienst im Rahmen des Bewerbungsprozesses zur Verfügung stellen. Es werden grundsätzlich nur Daten erhoben und verarbeitet, die für den Rekrutierungsprozess relevant sind.

Zweck und Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Der Zweck der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Verwaltung der Bewerbungsprozesse. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten ist im Falle der Bereitstellung durch die Bewerber*innen/Nutzer*innen das Einverständnis nach Art. 6 Abs. 1 a) oder nach Art. 6 Abs. 1 b) die Verarbeitung für die Erfüllung eines vorvertraglichen Verhältnisses (das Arbeitsverhältnis) auf Anfrage der bereitstellenden Person; und bei Erhebung durch uns von den Social Media Plattformen nach Art. 6 Abs. 1 f) unser berechtigtes Interesse zur Durchführung von Recruiting.

Personenbezogene Daten, die zum Zweck der aggregierten Analyse oder der Marktforschung verarbeitet werden, werden immer unidentifizierbar gemacht. Solche Daten können nicht dazu verwendet werden, bestimmte Nutzer*innen zu identifizieren. Solche Daten werden daher nicht als personenbezogene Daten betrachtet.

Die Nutzer*innen haben das Recht, die Zustimmung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen, indem sie sich an Quentic unter den unter 7. genannten Kontaktdaten wenden.

Speicherung und Weitergabe

Die über den Dienst erhobenen personenbezogenen Daten werden innerhalb der EU/EWR oder in solchen Drittländern gespeichert und verarbeitet, die nach Ansicht der Europäischen Kommission ein angemessenes Schutzniveau aufweisen, oder von solchen Anbietern verarbeitet, die verbindliche Vereinbarungen getroffen haben, die die Rechtmäßigkeit von Übermittlungen in Drittländer (wie Standard Contractual Clauses) in vollem Umfang gewährleisten, oder an andere Anbieter übermittelt, die über angemessene Garantien verfügen, um die Rechte der betroffenen Personen, deren Daten übermittelt werden, zu schützen. Um weitere Informationen  über solche angemessenen Garantien und Empfänger zu erhalten, kontaktieren Sie uns unter den unter den unter Ziffer 7. aufgeführten Kontaktdaten. Die Daten werden in Irland gehostet. Es wurden mit den Hosting Dienstleistern Standard Contractual Clauses abgeschlossen.  Weitere Informationen finden Sie unter den Kontaktdaten in Punkt 7.

Wie lange werden die personenbezogenen Daten verarbeitet?

Wenn Nutzer*innen der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nicht schriftlich widersprechen, werden die personenbezogenen Daten von uns für maximal 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses gespeichert und verarbeitet, bei Initiativbewerbungen für maximal 6 Monate nach Eingang der Initiativbewerbung. Nach Ablauf dieser Zeitspanne werden Nutzer*innen benachrichtigt und haben die Möglichkeit, aktiv in die Speicherung und Verarbeitung ihrer Daten für weitere 6 Monate einzuwilligen. Erfolgt keine aktive Zustimmung, werden sämtliche Daten der Nutzer*innen unwiderruflich gelöscht. Wenn Sie als Nutzer*in nicht wünschen, dass Ihre personenbezogenen Daten für diesen Zweck (zukünftige Rekrutierung) verarbeitet werden, kontaktieren Sie uns bitte über die Kontaktdaten in Abschnitt 7.

3. Rechte der Nutzer*innen

Nutzer*innen haben das Recht, Informationen über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten anzufordern,  das Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung und ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung, sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Hierzu sollten die Nutzer*innen uns unter den unter Ziffer 7 genannten Kontaktdaten kontaktieren.  

Nutzer*innen haben das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gegen den gesetzlichen Rahmen des Datenschutzrechts verstößt.

4. Weitergabe von persönlichen Daten an Dritte

Wir werden die personenbezogenen Daten der Nutzer*innen nicht an Dritte verkaufen oder anderweitig weitergeben.

Wir können die persönlichen Daten der Benutzer*innen weitergeben an:

• unsere Auftragnehmer und Unterauftragnehmer, die als unsere Verarbeiter und Unterverarbeiter gemäß unseren Anweisungen für die Bereitstellung des Dienstes handeln (hierzu gehört ebenfalls der Dienst Teamtailor);
• Behörden, Rechtsberater oder andere Akteure, wenn wir aufgrund von Gesetzen oder behördlichen Anordnungen dazu verpflichtet sind.

Wir werden personenbezogene Daten der Nutzer*innen nur an Dritte weitergeben, die die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen erfüllen. Wir wählen unsere Partner sorgfältig aus, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten der Nutzer*innen in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet werden.

5. Cookies

Bei der Nutzung des Dienstes durch die Nutzer*innen können Informationen über die Nutzung in Form von Cookies gespeichert werden. Cookies sind passive Textdateien, die bei der Nutzung des Dienstes im Internetbrowser auf dem Gerät der Nutzer*innen, wie z.B. Computer, Mobiltelefon oder Tablet, gespeichert werden. Wir verwenden Cookies, um die Nutzung des Dienstes durch die Nutzer*innen zu verbessern und um Informationen zu sammeln, z. B. Statistiken über die Nutzung des Dienstes. Dies geschieht zur Sicherung, Aufrechterhaltung und Verbesserung des Dienstes. Die Informationen, die durch die Cookies gesammelt werden, können in einigen Fällen personenbezogene Daten sein und werden in solchen Fällen durch unsere Cookie-Richtlinie geregelt.

Nutzer*innen können die Verwendung von Cookies jederzeit deaktivieren, indem sie die lokalen Einstellungen in ihren Geräten ändern. Die Deaktivierung von Cookies kann das Erlebnis des Dienstes beeinträchtigen, z. B. durch die Deaktivierung einiger Funktionen des Dienstes.

6. Änderungen

Wir haben das Recht, jederzeit Änderungen oder Ergänzungen an der Datenschutzrichtlinie vorzunehmen. Die neueste Version der Datenschutzrichtlinie wird immer über den Dienst verfügbar sein. Eine neue Version gilt als den Nutzer*innen mitgeteilt, wenn Nutzer*innen entweder eine E-Mail erhalten haben, in der sie über die neue Version informiert werden (unter Verwendung der von Nutzer*innen im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes angegebenen E-Mail), oder wenn die Nutzer*innen auf andere Weise über die neue Datenschutzrichtlinie informiert wird.

7. Kontakt

Für Fragen, weitere Informationen über unseren Umgang mit personenbezogenen Daten oder zur Kontaktaufnahme in anderen Angelegenheiten nutzen Sie bitte die unten angegebenen Kontaktdaten; Quentic GmbH, Gürtelstr. 30, 10247 Berlin, alexandra.deisler@quentic.com

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Privacy policy for recruitment using Teamtailor

The service for handling recruitments and simplifying the application and hiring process (subsequently the "Service") is powered by Teamtailor AB (www.teamtailor.com, subsequently “the Provider”) on behalf of Quentic GmbH (subsequently “Quentic”). It is important that the persons using the Service (subsequently the "Users”) feel safe with, and are informed about, how we handle User's personal data in the recruitment process. We strive to maintain the highest possible standard regarding the protection of personal data. We process, manage, use, and protect User's Personal Data in accordance with this Privacy Policy ("Privacy Policy").

1. General

Quentic is the controller in accordance with current privacy legislations. The Users’ personal data is processed with the purpose of managing and facilitating recruitment of employees to Quentic.

2. Collection of personal data

We are responsible for the processing of the personal data that the Users contributes to the Service, or for the personal data that we in other ways collects with regards to the Service.

When and how we collect personal data 

We collect personal data about Users from Users when Users;

• make an application through the Service or otherwise, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn; and
• use the Service to connect with our staff, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.
• provides identifiable data in the chat (provided through the website that uses the Service) and such data is of relevance to the application procedure;

We collect data from third parties, such as Facebook, Linkedin and through other public sources. This is referred to as “Sourcing” and be manually performed by our employees or automatically in the Service.

In some cases, existing employees can make recommendations about potential applicants. Such employees will add personal data about this potential applicant after obtaining the potential applicant’s consent. In the cases where this is done, the potential applicant is considered a User in the context of this Privacy Policy and will be informed about the processing.

The types of personal data collected and processed  

The categories of personal data that can be collected and processed through the Service and can be used to identify natural persons are: names, e-mails, pictures and videos, information from Facebook and LinkedIn-accounts, recruiting communication and all other information that the User have provided through the Service in the course of the recruitment process. On principle, only data that is relevant for the recruitment process is collected and processed.

Purpose and lawfulness of processing  

The purpose of the collecting and processing of personal data is to manage the recruiting process. The lawfulness of the processing of personal data is, in case of provision of the data through the User the consent pursuant Art. 6 clause 1 a) or pursuant Art. 6 clause 1 b) processing during the fulfilment of a pre-contracutal relationship (the employment) by request of the User, and, in case of data collection by us through social media platforms, according to Art. 6 clause 1 f) our legitimate interest to simplify and facilitate recruitment.

Personal data that is processed with the purpose of aggregated analysis or market research is always made unidentifiable. Such data cannot be used to identify a certain User. Thus, such data is not considered personal data.

The User has the right to withdraw his or her consent to the processing of their personal data at any time, by contacting Quentic using the contact details listed under 7.

Storage and transfers  

The personal data collected through the Service is stored and processed inside the EU/EEA, such third country that is considered by the European Commission to have an adequate level of protection, or processed by such suppliers that have entered into such binding agreements that fully complies with the lawfulness of third country transfers (as the Standard Contractual Clauses (SCC)) or to other supplies where the adequate safeguards are in order to protect the rights of the data subjects whose data is transferred. To obtain more information regarding such adequate safeguards and data recipients, contact us using the Contact details listed in 7. The data is hosted in Ireland. In addition, Standard Contractual Clauses have been concluded with the hosting providers. For further information please refer to the contact data provided in clause 7.

How long the personal data will be processed  

If a User does not object, in writing, to the processing of their personal data, the personal data will be stored and processed by us for a maximum of 6 months after the recruitment process for the specific role they applied for has ended, in case of connects and unsolicited applications for 6 months after the application or connection was sent. After this period, the User will be notified and has the option to actively opt-into the further processing of their data for an additional 6 months. If no opt-in happens, the User’s data will be deleted permanently. If you as a User do not wish to have your Personal Data processed for this purpose (future recruitment) please contact us using the contact details in clause 7.

3. Users’ rights

Users have the right to request information about the personal data that is processed by us, the right to rectification or deletion of their data or limitation of processing, and a right to object to the processing, as well as the right to portability of their data. In order to exercise those rights, Users can contact Quentic using the contact information stted in clause 7.

User has the right to lodge a complaint to the supervisory authority regarding the processing of personal data relating to him or her, if the User considers that the processing of personal data infringes the legal framework of privacy law.

4. Transfer of personal data to third party

We will not sell or otherwise transfer Users’ personal data to third parties.

We may transfer Users’ Personal Data to;

• our contractors and sub-contractors, acting as our Processors and Sub-Processors in accordance with our instructions, for the provision of the Service; this also includes the Service Teamtailor
• authorities or legal advisors in case criminal or improper behaviour is suspected; and
• authorities, legal advisors or other actors, if required by us according to law or authority’s injunction.

We will only transfer Users’ personal data to third parties that we have confidence in. We carefully choose partners to ensure that the User’s personal data is processed in accordance to current privacy legislations.

5. Cookies

When Users use the Service, information about the usage may be stored as cookies. Cookies are passive text files that are stored in the internet browser on the User’s device, such as computer, mobile phone or tablet, when using the Service. We use cookies to improve the User’s usage of the Service and to gather information about, for example, statistics about the usage of the Service. This is done to secure, maintain and improve the Service. The information that is collected through the cookies can in some instances be personal data and is, in such instances, regulated by our Cookie Policy.

Users can at any time disable the use of cookies by changing the local settings in their devices. Disabling of cookies can affect the experience of the Service, for example disabling some functions in the Service.

6. Changes

We have the right to, at any time, make changes or additions to the Privacy Policy. The latest version of the Privacy Policy will always be available through the Service. A new version is considered communicated to the Users when the User has either received an email informing the User of the new version (using the e-mail stated by the User in connection to the use of the Service) or when the User is otherwise informed of the new Privacy Policy.

7. Contact

For questions, further information about our handling of personal data or for contact with us in other matters, please use the below stated contact details; Quentic GmbH, Gürtelstr. 30, 10247 Berlin, alexandra.deisler@quentic.com